La Direzione aziendale ha assegnato al Dipartimento di Sanità Pubblica il ruolo di regia per lo sviluppo dei programmi integrati e trasversali previsti dal PRP.

Seguendo le indicazioni regionali (Determinazione n. 14600 del 30/10/2015) l'Azienda USL di Imola ha individuato un Referente aziendale (nella persona della Dott.ssa Gabriella Martini, Direttore del Dipartimento di Sanità Pubblica) a sostegno della realizzazione e valutazione delle azioni del PRP 2015-2018 e per favorire una azione coordinata ed integrata tra il livello centrale e quello periferico al fine di garantire la trasversalità degli interventi ed il raggiungimento degli obiettivi previsti.

Il PRP 2015-2018 si articola in sei Programmi, ciascuno comprendente numerosi progetti che affrontano tematiche estremamente diversificate e che presentano aspetti di notevole complessità e richiedono l'apporto e l'integrazione di professionalità e competenze di diversa natura e provenienza. Sono quindi stati individuati, anche a livello aziendale, i Referenti per i sei Programmi, cui è assegnato il compito di coordinare specifici gruppi di lavoro (Board di Programma) per la realizzazione dei progetti previsti nell'ambito del programma. Al Referente di Programma sono assegnati i seguenti compiti: partecipazione e collegamento con la Cabina di Regia (vedi oltre); coordinamento dei lavori del Board; integrazione con gli altri Board, in particolare per i progetti a valenza trasversale; monitoraggio delle azioni previste; collaborazione alla stesura del PLA per le parti di competenza.

I Board di Programma sono costituiti dai referenti individuati per ciascun progetto, dai referenti delle articolazioni aziendali coinvolte (compresi i professionisti convenzionati, MMG e/o PLS) e dagli stakeholders principali (prevedendo anche la partecipazione attiva delle istituzioni/enti esterni all'Azienda eventualmente interessati ai progetti). Ai lavori del Board partecipano inoltre, a seconda dei casi, figure di supporto con competenze specifiche (es. equità, epidemiologia e valutazione, comunicazione). I Referenti di Progetto sono responsabili della compilazione della scheda di progetto, inclusa nel presente PLA, e sono chiamati a sviluppare e favorire, per l'ambito di competenza del progetto, la necessaria integrazione tra le diverse parti e professionalità coinvolte.

Il Collegio di Direzione ha approvato la costituzione di una Cabina di Regia per sostenere il percorso di progettazione, realizzazione, e valutazione delle azioni previste dal PRP; sviluppare sinergie tra i diversi soggetti che sono chiamati ad intervenire sui programmi compresi nel Piano; monitorare lo stato di avanzamento del Piano e garantire il rispetto della tempistica prevista nei vari programmi/progetti. La Cabina di Regia vede rappresentate le seguenti funzioni/servizi:

La Cabina di Regia risponde alla Direzione aziendale sugli obiettivi previsti dal PRP, mantiene i rapporti con il Gruppo di coordinamento e monitoraggio regionale (istituito con Determinazione n. 14600/2015) tramite il Referente aziendale e i Referenti dei Programmi, si fa garante della visione integrata per lo sviluppo triennale del PLA orientandone gli obiettivi, monitora lo stato di avanzamento delle azioni programmate.

Sulla base di un forte impulso espresso dalle Direzioni delle due Aziende USL dell'Area Metropolitana, i Referenti aziendali delle due Aziende hanno strettamente collaborato fin dalle prime fasi preliminari della progettazione, con l'obiettivo di sviluppare la struttura organizzativa locale secondo modalità parallele ed analoghe, nel rispetto delle specificità e peculiarità locali. Secondo questa logica, ciascun Referente aziendale partecipa ai lavori del tavolo di coordinamento di entrambe le Aziende (Cabina di Regia per l'Azienda USL di Imola e Steering Committee per l'Azienda USL di Bologna).

Inoltre, per il Programma 1 ("Ambienti di lavoro") le due Direzioni aziendali hanno ritenuto di individuare un unico Referente di Programma per entrambe le Aziende (nella persona del Dott. Paolo Galli, Direttore UOC PSAL AUSL di Imola).

La collaborazione tra le due Aziende è inoltre orientata ad individuare eventuali ulteriori spazi di integrazione e confronto anche rispetto all'operatività e alle attività di specifici progetti.

Un primo gruppo di lavoro aziendale si è riunito il 30/07/2015, in presenza del Direttore Sanitario, per individuare una proposta metodologica di lavoro per arrivare alla elaborazione del PLA secondo le indicazioni e i tempi definiti dal Gruppo di coordinamento regionale. Come primo step si è deciso di procedere, chiedendo la collaborazione ai Direttori dei Dipartimenti e delle UUOO, ad una ricognizione "interna" al fine di individuare le attività ad oggi già avviate in Azienda, riconducibili ai progetti definiti nell'ambito del PRP. Tale ricognizione, oltre ad essere necessaria per censire lo stato dell'arte rispetto alla programmazione che l'Azienda è chiamata a svolgere sui temi di prevenzione e promozione della salute, voleva altresì presentarsi come occasione per favorire e promuovere l'integrazione tra i diversi settori e professionisti coinvolti.

Il gruppo di lavoro, coordinato dal Referente aziendale per il PRP, si è quindi riunito a conclusione della ricognizione per definire i successivi step: individuazione dei componenti della Cabina di Regia e necessità di una sua formalizzazione mediante approvazione da parte del Collegio di Direzione aziendale.
Il percorso di condivisione a livello locale del PRP è quindi iniziato formalmente il 27/10/2015 con la presentazione del PRP al Collegio di Direzione aziendale. In questa occasione sono stati illustrati vision, principi e priorità del Piano Nazionale della Prevenzione 2014-2018, tradotti nei principi ispiratori del PRP. È stata quindi presentata al Collegio di Direzione, che l'ha accolta e approvata, la proposta progettuale metodologica per il processo di predisposizione del PLA e l'istituzione della Cabina di Regia.
 
Il 19/11/2015 si è quindi tenuto il primo incontro di insediamento della Cabina di Regia, contestualmente alla nomina dei Referenti di Programma che hanno ricevuto il mandato ufficiale di procedere all'individuazione dei componenti di ciascun Board per la redazione delle singole Schede di progetto. Il lavoro di elaborazione delle schede ha previsto anche un supporto da parte del Gruppo di coordinamento regionale, mediante una stretta collaborazione e confronto sia tra i Referenti aziendali e regionali dei Programmi, sia tra i Referenti aziendali e regionali dei singoli progetti.

Un ulteriore momento di condivisione del PRP e della progettualità individuata dall'Azienda per la predisposizione del PLA si è avuto il 23/11/2015 in occasione dell'evento "Programma per l'ascolto ed il coinvolgimento del cittadino, del professionista e della comunità" organizzato con il Comitato Consultivo Misto (CCM) e il Comitato Utenti e Famigliari (CUF).

Le schede di progetto sono quindi state raccolte, revisionate e perfezionate dal gruppo di coordinamento locale, in occasione dell'incontro della Cabina di Regia in data 26/01/2016, cui è seguita la predisposizione definitiva del presente PLA.

La programmazione aziendale riconosce un ruolo prioritario alla realizzazione del PLA, dandone rilevanza anche nell'ambito del processo di budgeting. Uno specifico obiettivo relativo al PRP era già stato inserito tra gli obiettivi di miglioramento della scheda di budget negoziata per l'anno 2015 con il Dipartimento di Sanità Pubblica.
Sono quindi trasposti anche sul Budget 2016 gli obiettivi discendenti dal PLA sia a livello di performance organizzativa sia a livello di performance individuale, secondo le competenze ed i coinvolgimenti specifici dei vari professionisti, con riferimento alle azioni contenute nei singoli progetti ovvero con riferimento all'indicatore sentinella previsto, su ciascuno di essi, a monitoraggio del 2016.